Большинство организаций на данный момент используют программный продукт «1С: Зарплата и кадры». Именно поэтому в программе «Кадры-СМ» налажено тесное взаимодействие с «1С», причем обмен информацией может идти в обе стороны: формирование базы данных «Кадров» на основе «1С» или же выгрузка данных по сотруднику и приказам в «1С».

На этапе внедрения программы всегда встает вопрос заполнения первичных данных по сотрудникам и кадровому документообороту, чтобы информация в программе на момент начала эксплуатации была актуальной. Один из вариантов формирования базы данных программы «Кадры-СМ» – это использование в качестве источника базы данных «1С». Нами написана специальная процедура импорта-экспорта (выгрузки) данных, которая переносит всю необходимую информацию в «Кадры-СМ». Существует два варианта выгрузки информации:

1. Выгрузка данных только по сотрудникам.

Выгружаются только персональные данные сотрудников на предприятии, а также информация об образовании, семье, стаже… В этом случае кадровые операции приема на работу, перемещения, увольнения и др. осуществляются в программе сотрудниками отдела кадров. Этот способ подходит для небольших предприятий и фирм, где количество сотрудников невелико, и одновременно позволяет провести некоторые операции кадрового аудита.

2. Полная выгрузка данных.

Выгружается как информация о сотрудниках, так и все кадровые документы. После этой операции данные в программе «Кадры-СМ» будут полностью соответствовать реальной ситуации на предприятии, но при условии, что все кадровые операции в «1С» были оформлены корректно (конечно же, речь идет только о тех операциях, которые «1С» позволяет оформить). Этот способ подходит для средних и крупных предприятий, где восстановление документооборота вручную займет много времени и сил.

После начала эксплуатации программы «Кадры-СМ» сотрудники отдела кадров могут фактически отказаться от использования «1С», а только лишь выгружать в нее необходимую информацию, при этом работая в своей программе. Выгружать в «1С» можно личные карточки сотрудников и кадровые приказы. Например, при приеме нового сотрудника в его личную карточку вносится первичная информация: паспортные данные, образование, данные о прежних местах работы и др. Все эти сведения можно выгрузить в «1С». Более того, при изменении каких-либо данных, например получении нового паспорта, можно производить промежуточную синхронизацию сведений. Этот механизм полностью исключает дублирование при вводе данных.

Кроме личных карточек, выгрузке подлежат кадровые приказы. Создавая в программе приказ, например приказ о переводе, можно выгрузить его в «1С», при этом там создастся его полный аналог, с теми же данными, что были внесены в кадровой программе. Список выгружаемых приказов и механизм их выгрузки оговариваются заранее на этапе внедрения программы при участии специалистов фирмы «Софт-Мастер», сотрудников бухгалтерии и отдела кадров, а также штатных специалистов по «1С» на предприятии.

Пример листа согласования выглядит следующим образом:

Поскольку «Кадры-СМ» позволяют вести учет нескольких организаций, разработчики предусмотрели уникальную возможность взаимодействовать одновременно с несколькими базами «1С» и с различными ее версиями. При этом схема взаимодействия может быть произвольной.

Важно отметить, что выгрузка данных в «1С» происходит настолько органично, словно работа идет в самой «1С». Это происходит потому, что при взаимодействии используются штатные механизмы работы «1С». При этом вы застрахованы от ошибок, ведь «1С» сама еще дополнительно проверяет эти данные и не даст создать нелегитимный с ее точки зрения документ. Именно на этом принципе основывается один из механизмов контроля правильности заполнения документов – кадровики не смогут сделать в бухгалтерии документ, который не будет проверен либо бухгалтером, либо автоматически самой программой «1С».

Документы в «1С» могут выгружаться по двум основным сценариям:

1. Документы выгружаются из «Кадров-СМ» в «1С» и проводятся автоматически – при выгрузке документа он появляется в «1С» уже проведенным, то есть сразу же вступает в силу. А в программе «Кадры-СМ» этот документ становится заблокированным от изменения. Безусловно, если есть соответствующие полномочия, то на этот документ можно снять проводку в «1С» или удалить его, в таком случае в «Кадрах-СМ» он будет разблокирован. Как видите, четко прослеживается целостность баз данных «1С» и «Кадры-СМ».

Данный механизм подходит для малых предприятий, где функции кадровика и бухгалтера часто совмещает один человек, который точно знает, какие приказы требуют выгрузки и какие данные они содержат.

2. Документы выгружаются непроведенными – в «1С» появляется приказ, но статус для него устанавливается как непроведенный. У бухгалтера при этом появляется возможность самостоятельно проверить документ, при желании сравнить его с бумажной копией и после этого провести его. Этот вариант подходит для предприятий, где кадровые и бухгалтерские службы разделены по отделам и при выгрузке документов из отдела кадров расчетная часть сначала проверяет их заполнение, а только потом проводит.

С началом эксплуатации программы «Кадры-СМ» у сотрудников отдела кадров появляется новый удобный инструмент для работы, который автоматизирует и облегчает деятельность, полностью учитывая потребности кадровиков. При этом на предприятии создается единая информационная система, где данные могут перемещаться из одной программы в другую, дублирование же при вводе информации исключается.